Praxisfall des Monats
Viele Telefonate, wenig Zeit und trotzdem muss am Ende nachvollziehbar bleiben, wer angerufen hat, worum es ging und welcher Kollege reagieren soll.
Werkzeug: Telefon- und Aktennotiz
Im laufenden Betrieb klingelt das Telefon oft genau dann, wenn eigentlich keine Zeit für eine saubere Dokumentation bleibt. Ein Name wird notiert, eine Telefonnummer steht irgendwo auf einem Zettel, der Grund des Anrufs wird nur halb festgehalten.
Später ist unklar, wer angerufen hat, warum er angerufen hat, welche Telefonnummer wichtig war und welche Information an den Kollegen weitergegeben werden sollte. Daraus entstehen Rückfragen, Suchzeiten und unnötige Schleifen.
Mit der Telefon- und Aktennotiz wird aus einem kurzen Anruf ein sauberer Arbeitsschritt. Per Hotkey öffnet sich eine klare Maske, in der Name, Telefonnummer, Ansprechpartner im Haus und Grund des Anrufs direkt erfasst werden.
Die Information kann per Klick an den zuständigen Kollegen gesendet werden, ohne Outlook manuell zu öffnen. Optional wird zusätzlich im Kunden- oder Mandantenordner eine Notiz abgelegt.
Während oder vor dem Telefonat wird mit Strg + T die Eingabemaske geöffnet.
Name, Telefonnummer, interner Ansprechpartner und Gesprächsinhalt werden strukturiert aufgenommen.
Der Kollege erhält die Nachricht per Mail; optional wird die Notiz zusätzlich beim Kunden oder Mandanten abgelegt.
Die Bilder bleiben unverändert eingebunden und erklären den Ablauf direkt aus der Anwendung heraus.
Hier wird aufgenommen der Name, Auswahl des Kollegen für den die Nachricht bestimmt ist, der Inhalt der Telefonnotiz
Sobald alle relevanten Daten erfasst sind wird mit Drücken des Buttons Weitergeben direkt eine Mail aus dem Outlook an den Kollegen verschickt. Es sind keine weiteren Aktionen mehr erforderlich.
So bekommt der Kollege dann die Nachricht per Mail
Das Ziel ist nicht mehr Technik, sondern ein ruhigerer kaufmännischer Ablauf: weniger offene Enden, weniger Nachfragen und mehr Kontrolle über das, was im Alltag tatsächlich passiert.
Idealium zeigt gerne live, wie die Telefon- und Aktennotiz in Ihren Arbeitsablauf passt und welche Übergabe- und Ablagewege sinnvoll eingerichtet werden können.
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